Ведение отчетности – важный пункт в ведении коммерческой деятельности. Федеральная налоговая служба (ФНС) тщательно следит за соблюдением налоговых обязательств, и даже небольшие ошибки могут привести к штрафам.
Помимо налоговой отчетности есть и обязательства, связанные с использованием онлайн-касс. Эти отчеты заполнять вручную не нужно, так как они формируются и отправляются автоматически через оператора фискальных данных (ОФД). Здесь кратко расскажем о видах отчетов, а более подробную информацию по ведению отчетов по онлайн-кассам читате на https://kassaofd.ru/blog/otchety-onlajn-kassy.
Содержание
Виды отчетов онлайн-касс
Внедрение онлайн-касс освободило предпринимателей от необходимости оформлять часть отчетов вручную. Вместо этого кассовые аппараты автоматически формируют фискальные документы. Эти данные не только направляются в ФНС, но и могут использоваться бизнесом для внутреннего анализа.
Главный фискальный документ — это кассовый чек, который печатается при каждом расчете с покупателем. Если в чеке допущена ошибка, необходимо сформировать чек коррекции.
Основные виды отчетов, формируемых онлайн-кассой:
отчет о регистрации ККТ;
отчет об изменении данных регистрации;
отчет об открытии смены;
отчет о закрытии смены;
отчет о текущем состоянии расчетов;
отчет о закрытии архива фискального накопителя.
Эти документы передаются в налоговую через ОФД. Данные сохраняются на фискальном накопителе, откуда их можно запросить в любой момент. Также информация доступна на сайтах ОФД и ФНС.
Отчет о регистрации ККТ
Перед началом использования кассы её необходимо зарегистрировать в налоговой. Подать заявление можно либо при личном посещении отделения ФНС, либо в электронном виде через личный кабинет на сайте налоговой службы.
После одобрения заявки предпринимателю присваивается регистрационный номер ККТ, который вместе с ИНН вводится в кассовый аппарат. Затем устройство печатает отчет о регистрации с параметрами фискализации, включая уникальный фискальный признак. Этот отчет передается в налоговую, чаще всего через сайт ФНС.
Отчет об изменении параметров регистрации
Перерегистрация кассы требуется в случае установки нового фискального накопителя (ФН) или изменения данных компании, например, названия или организационно-правовой формы.
Процедура схожа с первоначальной регистрацией. Касса формирует отчет об изменении параметров регистрации. В будущем планируется упрощение этого процесса: предпринимателю нужно будет лишь передать документ через ОФД. Однако на текущий момент действует стандартная процедура перерегистрации.
Отчет об открытии смены
Каждое утро кассир обязан открыть смену до совершения первой операции. Если этого не сделать, касса не позволит проводить продажи и выдаст ошибку.
Отчет об открытии смены представляет собой чек с указанием даты, времени печати, фамилии кассира и других реквизитов. Некоторые кассы, например, модели Эвотор, открывают смену автоматически при первой операции. На других устройствах это делается вручную через меню или кнопочную комбинацию.
Отчет о закрытии смены (ранее Z-отчет)
Отчет о закрытии смены (z отчет) — обязательная процедура в конце рабочего дня. Касса формирует отчет, содержащий информацию о количестве фискальных документов, общей сумме операций и числе непереданных данных.
Важно, чтобы количество непереданных документов равнялось нулю. Если это не так, необходимо устранить причину сбоя, чтобы избежать штрафов. Закрытие смены обязательно до истечения 24 часов после её открытия. В противном случае касса блокирует операции до завершения смены и повторного её открытия.
Отчет о текущем состоянии расчетов (Х-отчет)
Этот документ не обязателен для налоговой, но может быть полезен кассиру или предпринимателю для проверки работы кассы. Х-отчет показывает текущие данные по операциям в смене, включая суммы и состояние расчетов.
Он может сниматься в любое время неограниченное количество раз, например, для внутреннего контроля. Иногда налоговая инспекция может запросить его для проверки исправности работы кассы.
Отчет о закрытии ФН
Фискальный накопитель имеет ограниченный срок службы: 15 или 36 месяцев в зависимости от модели. Перед заменой накопителя нужно закрыть его архив. Это же необходимо при заполнении памяти, смене владельца кассы или снятии аппарата с учёта.
Перед закрытием архива важно убедиться, что все данные отправлены в ФНС. После этого касса формирует отчет о закрытии архива ФН, завершающий процесс.
Отчеты по онлайн-кассе — это не только требование закона, но и инструмент, помогающий контролировать работу бизнеса. Автоматизация процесса значительно упрощает задачи предпринимателей, но требует внимательного соблюдения всех правил и сроков. Регулярная проверка состояния ККТ и корректность формирования отчетов помогут избежать штрафов и наладить эффективное ведение бизнеса.